Los 6 problemas más comunes de impuestos sobre la nómina

Manejar los impuestos sobre la nómina es una parte clave de operar una empresa. También son complicados, y los errores son comunes. En los peores casos, los errores en los impuestos sobre la nómina activan multas de recuperación de fondo fiduciario, donde el IRS responsabiliza personalmente a los dueños individuales por los montos no pagados. Estos son los seis problemas más comunes y cómo evitarlos.

1. No entender sus obligaciones

Las reglas federales de impuestos sobre la nómina cubren la retención del impuesto sobre la renta, Seguro Social, Medicare y desempleo federal (FUTA). Las reglas estatales agregan más. Si no está seguro de qué leyes le aplican, puede cometer errores fácilmente que cuestan dinero real.

2. Clasificar mal a los trabajadores

Clasificar mal a un empleado como contratista (o viceversa) es uno de los activadores de auditoría más comunes. La distinción importa porque determina si usted retiene impuestos sobre la nómina. Si clasifica mal, puede deber impuestos atrasados, multas e intereses sobre cada trabajador mal clasificado.

3. Faltan documentos del nuevo empleado

Cuando contrata a un empleado, los Formularios W-4 e I-9 son requeridos. Sin ellos, no puede retener la cantidad correcta, y no puede probar que verificó la autorización de trabajo. Ambos crean exposición.

4. No presentar una declaración de impuestos sobre la nómina

El Formulario 941 se debe presentar trimestralmente. El Formulario 940 es anual. Faltar a cualquiera crea multas por no presentar que se acumulan mensualmente.

5. Registros de taxes incompletos

El IRS requiere que usted conserve los registros de impuestos sobre empleo por al menos cuatro años. Si no puede producir registros durante una auditoría, el IRS hace sus propias estimaciones, usualmente no a su favor.

6. Pagar las tasas de taxes incorrectas

Las tasas cambian. La base salarial del Seguro Social cambia cada año. Las tasas de desempleo varían según el estado y la experiencia del empleador. Pagar la tasa del año pasado este año es un descuido común.

Consecuencias y qué hacer

La deuda de impuestos sobre la nómina es la deuda de taxes más seria que puede tener una empresa, porque el IRS puede perseguir a los dueños personalmente a través de la Multa por Recuperación de Fondo Fiduciario. Si tiene impuestos sobre la nómina no pagados, no espere: llámenos lo antes posible en el proceso. Cuanto antes nos involucremos, más opciones quedan.